E-dyplom to nie PDF z podpisem. Co uczelnie muszą sprawdzić przed 1 stycznia 2027 roku?

• Najpierw dane, później dokument
• Uprawnienia muszą odpowiadać rzeczywistej odpowiedzialności
• Integracja z RDE wymaga testu całej ścieżki
• Procedura błędu jest częścią wdrożenia
• Styczeń nie powinien być początkiem testów

Najpierw dane, później dokument

E-dyplom powstaje na podstawie informacji zgromadzonych wcześniej w systemach uczelni. Jeśli dane są niepełne, niespójne albo zapisane w różnych miejscach według odmiennych zasad, cyfryzacja nie naprawi ich automatycznie. Przeniesie problem do dokumentu końcowego.

Dlatego przygotowania warto rozpocząć od przeglądu danych potrzebnych do wygenerowania dyplomu, suplementu i odpisów. Trzeba sprawdzić między innymi dane absolwenta, informacje o kierunku i profilu studiów, uzyskanym tytule zawodowym, wyniku ukończenia studiów, dacie egzaminu dyplomowego, języku dokumentu oraz przebiegu kształcenia ujmowanym w suplemencie. Osobnej weryfikacji wymagają nazwy uczelni i jednostek, ich tłumaczenia oraz godło lub logo używane w dokumentach.

Najważniejsze pytanie brzmi nie tylko: czy te informacje znajdują się w systemie, lecz także: skąd pochodzą, kto odpowiada za ich poprawność i w którym momencie są zatwierdzane. Jeżeli pracownik dziekanatu musi przed wydaniem dyplomu porównywać kilka ekranów, arkusz kalkulacyjny i dokumentację papierową, proces nadal opiera się na ręcznej kontroli. Przy niewielkiej liczbie dokumentów może działać. Przy większej skali szybko staje się źródłem opóźnień i pomyłek.

Uprawnienia muszą odpowiadać rzeczywistej odpowiedzialności

Repozytorium Dyplomów Elektronicznych rozdziela czynności związane z przygotowaniem dokumentu, jego edycją, podpisaniem oraz konfiguracją integracji. Dostęp do poszczególnych operacji zależy od ról nadanych użytkownikom w systemie POL-on. To wymaga od uczelni wcześniejszego ustalenia, kto wykonuje każdą czynność i kto przejmuje zadanie podczas urlopu, choroby lub zmiany kadrowej.

Samo nadanie dostępu nie wystarczy. Uprawnienia powinny odzwierciedlać regulacje wewnętrzne i rzeczywisty zakres odpowiedzialności pracowników. Trzeba również zweryfikować osoby upoważnione do podpisywania dokumentów, przypisane im rodzaje dokumentów, okres obowiązywania upoważnień oraz certyfikaty podpisu kwalifikowanego. Dostęp do modułu wymaga ponadto uwierzytelniania dwuskładnikowego.

W praktyce uczelnia powinna przejść cały obieg na przykładzie testowego dokumentu: od pobrania danych, przez kontrolę i akceptację, po podpisanie i przekazanie do repozytorium. Taki test często ujawnia problemy organizacyjne, których nie widać podczas samej konfiguracji - niejasny podział obowiązków, brak zastępstwa albo etap, na którym nikt formalnie nie odpowiada za ostateczną weryfikację danych.

Integracja z RDE wymaga testu całej ścieżki

Uczelnia może pracować bezpośrednio w module Dyplomy elektroniczne lub połączyć swój system dziekanatowy z RDE przez API. W drugim wariancie trzeba skonfigurować między innymi certyfikaty podmiotu i listę adresów IP dopuszczonych do integracji. To jednak dopiero warstwa techniczna. O powodzeniu wdrożenia decyduje poprawny przepływ danych pomiędzy systemami.

Test powinien objąć różne przypadki, a nie wyłącznie najprostszą ścieżkę absolwenta standardowego kierunku. Warto uwzględnić odpisy w językach obcych, studia wspólne, różne wzory dyplomów, korekty danych, ponowne wydanie dokumentu oraz sytuacje, w których część informacji wymaga uzupełnienia. Trzeba też sprawdzić, czy status dokumentu jest prawidłowo widoczny w systemie uczelni i czy pracownik otrzymuje jasną informację, gdy przekazanie danych się nie powiedzie.

Jeżeli integracja działa tylko w jednym kierunku albo nie pokazuje przyczyny odrzucenia dokumentu, obsługa błędu ponownie spada na pracownika. Wtedy automatyzacja skraca część procesu, ale pozostawia najbardziej problematyczne przypadki poza kontrolowanym obiegiem.

Procedura błędu jest częścią wdrożenia

Każdy masowy proces powinien zakładać, że pojawią się wyjątki. W przypadku e-dyplomów potrzebna jest procedura określająca, co zrobić, gdy dane są niezgodne, dokument nie przechodzi walidacji, podpis nie może zostać złożony, integracja przestaje działać albo błąd zostaje zauważony już po wydaniu dokumentu.

Procedura powinna wskazywać osobę odpowiedzialną za rozpoznanie problemu, sposób przekazania sprawy do właściwej jednostki, zasady udokumentowania korekty oraz termin poinformowania absolwenta. Równie ważne są dzienniki zdarzeń i możliwość ustalenia, kto zmienił dane oraz na jakim etapie. Bez tego nawet drobna pomyłka może uruchomić długą wymianę wiadomości między dziekanatem, administratorem systemu i dostawcą oprogramowania.

Dobrą praktyką jest przeprowadzenie próby awaryjnej jeszcze przed obowiązkowym terminem. Uczelnia powinna wiedzieć, jak postąpi w razie czasowej niedostępności jednego z systemów, wygaśnięcia certyfikatu albo nieobecności osoby podpisującej. Celem nie jest wyeliminowanie wszystkich ryzyk, lecz przygotowanie sposobu reagowania, zanim problem dotknie absolwenta.

Styczeń nie powinien być początkiem testów

Pierwsze miesiące dobrowolnego działania systemu dają uczelniom możliwość sprawdzenia procesu na ograniczonej liczbie dokumentów. Warto wykorzystać ten czas na pilotaż obejmujący dziekanat, administratorów systemów, osoby podpisujące dokumenty oraz dostawcę oprogramowania. Dopiero wspólny test pozwala ocenić, czy uczelnia jest gotowa organizacyjnie, a nie jedynie technicznie.

Do 1 stycznia 2027 roku uczelnia powinna mieć uporządkowane źródła danych, zatwierdzone szablony i tłumaczenia, nadane role, zarejestrowane certyfikaty, przetestowaną integrację oraz opisaną obsługę wyjątków. Powinna też przeszkolić pracowników na rzeczywistych scenariuszach, a nie wyłącznie na prezentacji funkcji systemu.

E-dyplom nie jest plikiem PDF, do którego dodano elektroniczny podpis. Jest wynikiem procesu łączącego dane, decyzje, uprawnienia i systemy. Jeśli ten proces zostanie dobrze przygotowany, cyfrowy dokument może rzeczywiście uprościć pracę uczelni i ułatwić absolwentom posługiwanie się dyplomem. Jeżeli przygotowania rozpoczną się od końca, czyli od wyglądu dokumentu, problemy ujawnią się dokładnie tam, gdzie będą najbardziej widoczne - przy jego wydawaniu.

Autor: Adam Przymusiała, Prezes Akademus