Najdroższym skutkiem cyfrowego chaosu na uczelni rzadko jest sama licencja na kolejny system. Koszt powstaje przede wszystkim wtedy, gdy pracownicy wielokrotnie wpisują te same informacje, uzgadniają rozbieżne wersje danych, poprawiają błędy i ręcznie przygotowują raporty. Wydatki te rozpraszają się między dziekanaty, finanse, kadry, rekrutację i dział IT, dlatego w budżecie nie tworzą jednej, łatwej do zauważenia pozycji. Można je jednak zmierzyć.