Plan urlopów pracowników niepedagogicznych w szkołach 2026 – zasady, terminy i obowiązki pracodawcy

• Podstawy prawne urlopu pracowników niepedagogicznych
• Plan urlopów – kiedy i jak należy go sporządzić?
• Urlop bieżący i zaległy – jak je ujmować w planie?
• Jak uwzględniać zatrudnienie na czas określony i pierwszą pracę?
• Upowszechnienie planu urlopów i formalności przed urlopem

Podstawy prawne urlopu pracowników niepedagogicznych

Pracownicy niepedagogiczni – czyli m.in. pracownicy administracji i obsługi szkół – podlegają w zakresie urlopów wypoczynkowych przepisom Kodeksu pracy. W odróżnieniu od nauczycieli ich urlopy nie są regulowane Kartą nauczyciela.

Każdy pracownik niepedagogiczny ma prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego. Wymiar urlopu jest uzależniony od stażu pracy:

20 dni – gdy staż jest krótszy niż 10 lat,

26 dni – po osiągnięciu co najmniej 10 lat stażu.

Przypomnijmy, że od 1 stycznia 2026 roku zaczną obowiązywać przepisy, na podstawie których do stażu pracy będą wliczane m. in. okresy prowadzenia pozarolniczej działalności czy wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług.

Prawo do urlopu nabywa się z początkiem roku kalendarzowego, jednak dla osób podejmujących pierwszą pracę obowiązuje odmienna zasada – po każdym przepracowanym miesiącu przysługuje im 1/12 rocznego wymiaru urlopu.

Plan urlopów – kiedy i jak należy go sporządzić?

Terminy urlopów wypoczynkowych ustala się na podstawie planu urlopów, który pracodawca przygotowuje, biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia ciągłości pracy szkoły. Choć przepisy nie określają dokładnego terminu sporządzenia planu, przyjmuje się, że powinien powstać przed końcem roku, tak aby pracownicy mogli korzystać z urlopu już od 1 stycznia.

Plan urlopów jest obowiązkowy, chyba że:

• w szkole nie działa zakładowa organizacja związkowa,
• istniejąca organizacja wyrazi zgodę na rezygnację z planu.

Jeżeli plan nie jest tworzony, pracodawca ustala terminy urlopów bezpośrednio z pracownikami.

Polecamy: PORADNIK OŚWIATOWY oraz KALENDARZ KSIĄŻKOWY NA 2026 ROK

Urlop bieżący i zaległy – jak je ujmować w planie?

Plan urlopów obejmuje zarówno urlop bieżący, jak i zaległy. Wyjątkiem jest urlop na żądanie, którego nie ujmuje się w rocznym harmonogramie.

Urlop zaległy za dany rok powinien zostać zaplanowany tak, aby mógł być wykorzystany do 30 września następnego roku. Jeżeli pracownik nie wykorzystał w poprzednim roku dni należnych jako urlop na żądanie, automatycznie stają się one zwykłymi dniami urlopu wypoczynkowego. Należy je wykorzystać najpóźniej do 31 grudnia.

Jak uwzględniać zatrudnienie na czas określony i pierwszą pracę?

W planie urlopów należy również ująć pracowników, którzy:

• podjęli pierwszą pracę i nabywają urlop w systemie miesięcznym,
• są zatrudnieni na czas określony – w ich przypadku urlop planuje się proporcjonalnie do okresu obowiązywania umowy.

Gdy umowa jest przedłużana, konieczna jest aktualizacja planu urlopów i zwiększenie wymiaru urlopu zgodnie z nowym czasem zatrudnienia.

Upowszechnienie planu urlopów i formalności przed urlopem

Gotowy plan urlopów należy podać pracownikom do wiadomości – np. poprzez tablicę ogłoszeń lub wewnętrzny system komunikacji. Nie ma obowiązku wręczania go indywidualnie.

Wprowadzenie planu nie oznacza jednak, że pracownik może automatycznie rozpocząć urlop w zaplanowanym terminie. Nadal musi złożyć wniosek o udzielenie urlopu i uzyskać akceptację pracodawcy. Dopiero wtedy może rozpocząć wypoczynek.

Podstawa prawna:

• ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm.)